Transparência na Administração do Condomínio

Para manter a saúde financeira do condomínio em ordem e demonstrar clareza na prestação de contas é fundamental que o Sindico faça uma gestão transparente, agindo assim evitará duvidas e questionamentos indevidos.

Para começar é importante que seja apresentado preferencialmente no inicio de cada ano um planejamento financeiro bem detalhado, onde estejam previstos todos os gastos do condomínio com manutenção, pessoal, água, energia elétrica, etc., no planejamento também devem ser apresentados valores referentes à arrecadação com fundo de reserva e percentual com estimativa de inadimplência. O condômino deve conhecer a composição exata da taxa condominial, só assim saberá qual o destino de cada valor arrecado.

O controle da receita deve ser feito separadamente, ou seja, devem ser criadas contas distintas para despesas fixas, fundo de reserva, fundo de obra/melhorias, rateios extras, e assim por diante. Quando cada receita é administrada de forma independente é muito mais fácil explicar como e quando cada valor foi ou será gasto, evitando duvidas sobre o fluxo de dinheiro.

A cobrança deve ser movimentada através de boletos que devem ser pagos através da rede bancaria, não devendo existir recebimento pessoal em dinheiro ou cheque, com isso o condomínio terá um controle maior sobre todas as suas entradas.

As despesas somente devem ser pagas através de cheque, cada pagamento deve ser acompanhado de Nota Fiscal ou Recibo, no caso de autônomo, com discriminação detalhada dos produtos e/ou serviços prestados, e com todas as informações pertinentes ao fornecedor (razão social, nome completo, CNPJ, CPF, endereço, telefone). O recolhimento de impostos devido no caso de prestação de serviços também deverá ser realizado e as informações anexadas a cada pagamento.

Mensalmente deve ser preparado o balancete onde serão apresentadas todas as despesas e receita do condomínio, na pasta deverão constar ainda todas as notas fiscais e demais documentos pertinentes ao movimento do mês. O balancete deve ser analisado e aprovado mês a mês pelos membros do conselho, que caso encontrem divergência nas informações poderão assinar mediante ressalva, ou seja, registrando no próprio balancete suas duvidas e observações para posterior esclarecimento por parte do Sindico.

Também é recomendado que mensalmente seja encaminhado aos condôminos, juntamente com o boleto da taxa condominial um resumo do balancete, a fim de que todos possam acompanhar a movimentação das contas.

Realizar prestação de contas periodicamente, além de demonstrar transparência por parte do Sindico, facilita o entendimento de todos. Considerando que no decorrer de 12 meses muitas ações são realizadas dentro de um condomínio e o tempo acaba por limitar a memória no detalhamento das informações, recomenda-se que ao longo do ano sejam realizadas assembleias extraordinárias para prestação de contas trimestral ou semestral, de acordo com o perfil de cada condomínio.

Apresentar gráficos e demonstrativos que permitam comparativo de despesas entre determinados períodos, também pode auxiliar para um melhor entendimento dos gastos, bem como na visualização de itens que possam ser reduzidos com a colaboração da comunidade, um exemplo, consumo de água, gás, energia elétrica.

Em alguns casos pode-se ainda utilizar o recurso da auditoria preventiva, através da contratação de empresa especializada. Apesar de ser considerada como mais uma despesa para condomínio, este trabalho pode trazer economia ao longo do tempo, pois os condôminos terão a confiança de que as contas estão sendo acompanhadas e os gastos controlados de maneira a não trazer surpresas futuras.

Ainda para manter a transparência e transmitir confiança aos condôminos, é recomendo que periodicamente sejam emitidas e apresentadas em assembleia certidões negativas de debito em nome do condomínio, perante órgão de proteção ao credito, Receita Federal, FGTS, Prefeitura Municipal, concessionárias de água e energia elétrica, entre outros.